Behandling af persondata gælder også dig
Copyright: Colourbox.dk
Alle transportvirksomheder skal senest den 25. maj 2018 have styr på de nye regler i persondataforordningen, for ellers risikerer man store bøder og erstatningskrav. Mange synes sikkert, at den 25. maj 2018 ligger langt ude i fremtiden, men hvis man skal nå i mål med at opfylde forordningen, så skal arbejdet snart i gang.
ITD kan ikke lave arbejdet, for det skal ske i selve virksomheden. Men ITD vil naturligvis hjælpe sine medlemmer på rette vej, og derfor inviterer vi til fem informationsmøder om persondataforordningen i september og oktober. Det sker i samarbejde med ITD HjulmandKaptain, og det er advokat Karina Søndergaard, der står for orienteringen.
Informationsmøderne sætter fokus på, hvordan I kommer i gang med persondataforordningen: Hvad I skal have styr på, hvilke regler I skal opfylde, hvilke krav der er, og hvordan I praktisk griber arbejdet an.
Pris:
For ITD-medlemmer er det gratis at deltage i informationsmøderne, mens det koster 500 kroner for ikke-medlemmer at deltage i ét af møderne.
Tilmeld dig herunder:
Den 11. september i Århus fra kl. 10.00 - 12.00
Hotel Årslev Kro, Silkeborgvej 900, 8220 Brabrand
Den 14. september i Aalborg fra kl. 10.00 - 12.00
Scandic Aalborg Øst, Hadsundvej 200, 9220 Aalborg Ø
Den 19. september i Odense fra kl. 14.30 - 16.30
Hotel Odense, Ørbækvej 350, 5220 Odense SØ
Den 2. oktober i Ringsted fra kl. 11.00 - 13.00
Scandic Ringsted, Nørretorv 57, 4100 Ringsted
Den 11. oktober i Padborg fra kl. 11.00 - 13.00
ITD Huset, Lyren 1, 6330 Padborg
Kort om persondataforordningen:
I 2016 vedtog EU nye regler for behandling af personoplysninger i form af en persondataforordning. Reglerne i forordningen finder anvendelse fra den 25. maj 2018, og inden da skal alle virksomheder derfor sørge for, at de har helt styr på deres håndtering af persondata, herunder eksempelvis kundedatabaser og personalemapper, som typisk indeholder mange personoplysninger.
Mange virksomheder har fået den opfattelse, at reglerne kun er relevante, hvis man handler med forbrugere. Dette er ikke korrekt. Langt de fleste virksomheder, herunder også vognmandsvirksomheder, håndterer personoplysninger på daglig basis. Det sker eksempelvis, når der indhentes kontaktoplysninger på ansatte eller en kontaktperson hos en af de virksomheder, man handler med. Forordningens regler rammer derfor også en vognmandsvirksomhed – næsten uanset størrelsen og antallet af medarbejdere.
Regler om håndtering af personoplysninger er ikke en ny opfindelse, men EU har med persondataforordningen strammet op på nogle regler, ligesom der er indført markant hårdere sanktioner ved en overtrædelse end hidtil. Ved en overtrædelse af forordningen risikerer din virksomhed blandt andet store bøder og erstatningskrav fra de registrerede personer. Derudover indeholder forordningen et krav om, at virksomheden udarbejder nogle skriftlige politikker/instruktioner som dokumentation for, at reglerne er overholdt.
Din virksomhed har sikkert allerede nu et system for, hvordan det sikres, at køre- og hviletidsreglerne overholdes. Fremover skal du/virksomheden derfor på samme måde have nogle faste procedurer for, hvordan det sikres, at håndteringen af de personoplysninger, virksomheden har, sker i overensstemmelse med reglerne i persondataforordningen.
De dokumenter, der typisk skal udarbejdes for at opfylde forordningens krav, er:
- Persondatapolitik
- Arbejdsbeskrivelser/processer om håndtering af persondata
- Samtykketekster
- Informationstekster til de personer, hvis personoplysninger behandles
- Databehandleraftaler
Hvad tilbyder vi:
ITD tilbyder i samarbejde med ITD HjulmandKaptain bistand til at imødekomme de nye krav.
ITD HjulmandKaptain har en række jurister med ekspertise inden for persondataret, som kan hjælpe dig og din vognmandsvirksomhed med tage hånd om de udfordringer, der er forbundet med at begå sig på et digitaliseret marked. ITD HjulmandKaptain kan med andre ord sikre, at virksomheden overholder reglerne i forordningen.
Foto: Colourbox
