Indhentning af referencer
For de ansøgere, som I overvejer at ansætte, kan det være relevant at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere mv. Her skal I være opmærksomme på, hvordan I indhenter disse referencer.
Referenceoplysninger, som udveksles mundtligt, er alene omfattet af GDPR, hvis der er tale om oplysninger, der er eller vil blive registreret elektronisk. Udveksles referenceoplysningerne elektronisk, fx via e-mail, finder GDPR uden videre anvendelse.
Et samtykke vil som udgangspunkt ikke kunne danne grundlag for indhentelse af referencer, idet et sådant samtykke – i en rekrutterings- og ansættelsesproces – ofte ikke lever op til betingelsen om at være afgivet frivilligt, og derfor ikke kan anses som gyldigt.
Det rette grundlag for indhentelse af referenceoplysninger vil I efter en konkret vurdering skulle findes i interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (private arbejdsgivere). Ved vurderingen skal der lægges vægt på de potentielle konsekvenser en sådan udveksling af oplysninger kan have for ansøgeren.
Som arbejdsgiver skal I derfor sikre forudsigelighed og gennemsigtighed, herunder at ansøgeren er informeret om, at - og fra hvem og hvornår - der vil blive indhentet referencer, hvilke oplysninger der vil blive indhentet og at ansøgeren er indforstået med dette. Det kunne fx ske ved, at det fremgår af stillingsopslaget, at referencer fra tidligere arbejdsgiver indhentes, eller hvis ansøgeren selv har opgivet referencen.
Ved indhentelse af oplysninger af mere beskyttelsesværdig karakter, fx oplysninger om sygehistorik, vil I som den ansættende arbejdsgiver i særlig grad skulle sikre jer, at den registrerede er informeret om behandlingen, og at denne er indforstået hermed.
Følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 kan som udgangspunkt ikke videregives ved udveksling af referencer.
Læs mere om indhentning af referencer fra tidligere arbejdsgivere i Datatilsynets ”Vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforholdet”.
